Excelistä ja WhatsAppista itsepalveluun

Kun vuorot sovitaan puhelimitse, viestiketjuissa ja taulukossa, tieto on aina jossain muualla kuin siellä missä sitä tarvitaan. Kentän käyttöaste ei ole kenenkään tiedossa, peruutukset eivät päädy vapaiksi vuoroiksi ja kausiluontoiset sulkemiset selviävät vasta kun asiakas seisoo lukitun oven edessä.

Kolme asiaa, jotka maksavat eniten aikaa

• Vuorojen sopiminen yksitellen. Jokainen viesti vaatii vastauksen ja tarkistuksen kalenterista.
• Peruutusten uudelleenmyynti. Vapautunut vuoro jää tyhjäksi, koska kukaan ei näe sitä ajoissa.
• Tiedon hajautuminen. Hinnat, aukioloajat ja sulkemiset elävät eri tiedostoissa ja eri ihmisten päässä.

Itsepalvelu ei poista näitä töitä siksi, että se olisi teknisesti hienompaa. Se poistaa ne siksi, että vapaat ajat, hinnat ja säännöt ovat samassa paikassa sekä asiakkaalle että ylläpidolle.

Aloita rakenteesta, älä ominaisuuksista

Rowlyssa lähdetään liikkeelle rakenteesta: toimipaikat, kentät, aukioloajat ja hinnat. Kun tämä on kunnossa, varaaminen ja raportointi seuraavat automaattisesti. Kenttäkohtaiset hinnat, kausisulkemiset ja poikkeusajat kannattaa kirjata heti alussa, koska ne ovat juuri niitä tietoja, jotka muuten jäävät yhden ihmisen muistin varaan.

Kun vapaat vuorot näkyvät asiakkaalle reaaliajassa, suurin osa varauksista syntyy ilman yhtäkään puhelua.

Asiakkaalle riittää selain

Varaaminen tapahtuu puhelimen selaimessa. Erillistä sovellusta ei tarvita, eikä käyttäjää pyydetä opettelemaan uutta työkalua. Tämä on käytännössä ratkaiseva ero: sovelluksen lataaminen karsii varaajia, linkin avaaminen ei.

Ylläpito yhteen näkymään

• Varaukset ja peruutukset reaaliajassa kentittäin.
• Sulkemiset ja poikkeusajat kerran kirjattuna, näkyvissä kaikille.
• Vikailmoitukset ja palaute samaan hallintaan varausten kanssa.
• Raportointi käyttöasteesta ilman erillistä taulukkoa.

Kun samat tiedot palvelevat sekä asiakasta että henkilöstöä, tiedon ylläpito ei ole enää oma erillinen työvaiheensa. Uudet toimipaikat ja kentät lisätään hallinnasta, ei projektina.

Mistä tunnistaa onnistuneen käyttöönoton

Onnistumista ei mitata kirjautumisilla vaan sillä, kuinka moni vuoro syntyy ilman välikättä ja kuinka moni peruutus päätyy takaisin myyntiin. Näihin kahteen lukuun kannattaa palata kuukauden ja kolmen kuukauden kohdalla.

Jos haluat nähdä miltä tämä näyttää omilla toimipaikoillanne, käymme sen läpi esittelyssä kenttä kentältä.

Haluatko nähdä tämän käytännössä?

Käymme esittelyssä läpi toimipaikat, kentät, vuorot ja ylläpidon tarpeet juuri teidän liikuntapaikoillenne.

Varaa esittely